Checklists
Laatst gewijzigd op: 25 november 2019
verzuimbeleid

Ziekteverzuimbeleid

Een goed ziekteverzuimbeleid is belangrijk voor iedere organisatie. Als werkgever bent u verantwoordelijk voor loondoorbetaling en re-integratie. Beide zaken kunnen u flink op kosten jagen. Omgekeerd kunt u – door het voorkomen van langdurig verzuim – belangrijke winst boeken. Een goed ziekteverzuimbeleid is gebouwd op drie pijlers: preventie, begeleiding en re-integratie. Bekijk in deze checklist tips en advies over voor een effectief ziekteverzuimbeleid. 

Preventie

Preventie is het belangrijkste onderdeel van uw ziekteverzuimbeleid. Voorkomen is per slot van rekening beter dan genezen. Als basis van uw preventiebeleid kunt u de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) nemen. Zijn de arbeidsomstandigheden goed op orde, dan zult u immers veel verzuim voorkomen. Werk bij het bevorderen van goede omstandigheden waar dat nodig of verplicht is samen met een bedrijfsarts en eventuele andere gecertificeerde deskundigen. Zorg verder dat op zijn minst de basisvoorwaarden in orde zijn: een werkomgeving en gereedschappen die aan alle eisen voldoen, beveiliging van (gevaarlijke) machines, een goede werksfeer, toegang tot een bedrijfsarts en arbodeskundige en werknemers die uitgerust en goed geïnstrueerd aan het werk gaan.

Wijs uw medewerkers ook op hun eigen verantwoordelijkheid. Bij gezondheidsklachten moeten ze tijdig aan de bel trekken en contact zoeken met de deskundige die u daarvoor heeft aangewezen.

Verzuimbegeleiding

Ook verzuimbegeleiding is onontbeerlijk. De bedoeling hiervan is dat u zo spoedig mogelijk weet wat er met een onverhoopt toch uitgevallen werknemer aan de hand is en op basis van die kennis de juiste maatregelen treft. Daarvoor moet iedereen in de eerste plaats weten welke acties hij moet ondernemen, vooral als er kans is op langdurig verzuim. Een helder verzuimprotocol met controlevoorschriften biedt duidelijkheid en houvast voor alle betrokkenen.

Re-integratie

De derde pijler van een goed verzuimbeleid bestaat uit re-integratie: alle maatregelen die u neemt om de medewerker weer aan het werk te krijgen. De Wet verbetering poortwachter schrijft tot in detail voor aan welke eisen u en de zieke werknemer op dit vlak moeten voldoen. U moet in de eerste plaats samen een plan van aanpak opstellen. Verder bent u verplicht om een re-integratiedossier aan te leggen en bij te houden, regelmatig te evalueren en contact te onderhouden met de bedrijfsarts.

Meer weten over het opstellen en bijhouden van een re-integratiedossier? Bekijk deze checklist.

Verzuimcontrole

Als een werknemer zich ziek meldt, is het verstandig om zo snel mogelijk te achterhalen wat er aan de hand is. Dat komt u te weten door een vorm van verzuimcontrole te organiseren. U kunt zelf controles uitvoeren of hiervoor een arbodienstverlener inschakelen. Wat betreft de inrichting van de controles heeft u als werkgever behoorlijk wat vrijheid. Een thuiscontrole kan bijvoorbeeld al op de eerste dag van de ziekmelding plaatsvinden en inhouden dat de medewerker een arts of andere deskundige op bezoek krijgt die kijkt wat hem mankeert. Naarmate de controle eerder plaatsvindt, kunt u eventuele problemen sneller verhelpen.

Voor de medische verzuimbegeleiding, die hoe dan ook een verplicht onderdeel vormt van uw verzuimbeleid, moet u altijd een gecertificeerde bedrijfsarts inschakelen.

Controlevoorschriften

Besluit u om met controlevoorschriften te werken? Leg die dan schriftelijk vast. U kunt werknemers verplichten om redelijke en billijke voorschriften na te leven. Aan overtreding moet u duidelijke sancties verbinden. Houdt een zieke werknemer zich niet aan uw controlevoorschriften, dan heeft u het recht de loondoorbetaling op te schorten. Wordt echter later bewezen dat de betrokkene niets te verwijten valt, dan moet u met terugwerkende kracht het achterstallige loon betalen.

Verzuimgesprekken

Verzuimgesprekken zijn, als u ze goed uitvoert, een doeltreffend middel om de re-integratie van zieke werknemers te bevorderen. Tijdens de ziekteperiode zijn er drie cruciale fasen waarin goede gesprekken het verschil kunnen maken: – het moment van de ziekmelding; – een terugkerend vast moment tijdens het herstelproces (denk bijvoorbeeld aan eens per maand of per zes weken); – het moment waarop de werknemer voor het eerst weer terugkeert op de werkvloer.

Dossiervorming

Ook verzuimregistratie en dossiervorming zijn van wezenlijk belang. Bij een eventuele WIA-aanvraag moet u kunnen aantonen dat u gedurende de eerste twee ziektejaren uw uiterste best heeft gedaan om de zieke werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Daarvoor moet u kunnen laten zien dat u op door de overheid vastgestelde tijdstippen actie heeft ondernomen. Dat kan alleen als u het verzuim en alle afspraken eromheen tijdig en nauwkeurig registreert. Doet u dit niet, dan loopt u het risico dat u langer dan twee jaar het loon moet doorbetalen. Een fikse kostenpost!

Door verzuim goed te registreren krijgt u doorgaans ook inzicht in de oorzaken en het verloop van verzuim binnen uw organisatie.

Casemanager

Om de begeleiding tijdens de re-integratie soepel te laten verlopen, moet u volgens de wet aan iedere langdurig verzuimende medewerker een casemanager toewijzen. Ook afgezien van deze verplichting is dit een verstandige zet, want zo’n casemanager heeft de specifieke taak om de voortgang van de re-integratie te bewaken. Hij is betrokken bij alle verzuimgesprekken en onderhoudt contact met de zieke werknemer. Daarom kan hij perfect het overzicht houden en kansen en problemen signaleren. In veel gevallen is de direct leidinggevende de meest geschikte persoon voor deze taak. De casemanager kan ook iemand van buiten de organisatie zijn, bijvoorbeeld een casemanager via uw arbodienst.

Passende arbeid

Het is mogelijk dat de werknemer door zijn ziekte tijdelijk niet in staat is tot het werk dat hij normaal gesproken doet. Ook niet als hij dat in een lager tempo mag doen of u zijn taken wat beperkt. Als de werknemer nog wel andere werkzaamheden kan uitvoeren, moet u hem – in eerste instantie tijdelijk – ander werk aanbieden. Omgekeerd is de medewerker verplicht om passend werk te accepteren. Wat passend werk is, hangt onder meer af van het opleidingsniveau, de ervaring en de fysieke mogelijkheden van de werknemer. Is er binnen uw organisatie geen passend werk beschikbaar, dan moet u samen op zoek naar passend werk daarbuiten.

Uitgelicht
Uitgelicht