Checklists
Laatst gewijzigd op: 4 juli 2019

Vrije dagen mee

Vakantiedagen zijn een belangrijke arbeidsvoorwaarde voor de gemiddelde werknemer. Als HR-professional zult u hier dan ook veel vragen over krijgen van de werknemers in uw organisatie. En deze zijn niet altijd even makkelijk te beantwoorden. Zeker als het gaat over het meenemen van vrije dagen naar een nieuw jaar zijn de regels ingewikkeld. Zo zijn er vaak afspraken terug te vinden in de cao en is er een onderscheid tussen wettelijke en niet wettelijke vakantiedagen. In deze checklist leest u hoe dit nou precies zit.

Wettelijke vakantiedagen

Het aantal dagen waarop een werknemer recht heeft, is wettelijk vastgelegd. Op jaarbasis heeft elke werknemer recht op vier keer het aantal dagen dat hij per week werkt. Bij een fulltime werkweek is dat vijf maal vier dagen, dus twintig dagen. Bij deeltijdwerk wordt de vakantieopbouw berekend naar rato. Wettelijke dagen moeten binnen een half jaar na het opbouwjaar opgenomen zijn. Is dit niet het geval? Dan vervallen ze. Hierop is één uitzondering. Als de werknemer aannemelijk kan maken dat door extreme drukte het niet mogelijk was om dagen, die hij uit het vorige jaar over had, op te maken, blijven deze dagen maximaal vijf jaar geldig.

Bovenwettelijke vakantiedagen

In de meeste cao’s, personeelsreglementen of individuele arbeidsovereenkomsten krijgen werknemers bovenop de wettelijke vakantiedagen nog extra vrije dagen toegekend. Dit zijn de zogenoemde bovenwettelijke vakantiedagen. Grote kans dus dat dat in uw organisatie ook zo is. Hebben fulltime werknemers meer dan 20 dagen vrij per jaar? Dan zijn alle dagen boven deze 20 dagen bovenwettelijk. Bovenwettelijke vakantiedagen zijn, in tegenstelling tot de wettelijke vakantiedagen, vijf jaar houdbaar. Wanneer het in een periode erg druk is, dan kunt u besluiten om de bovenwettelijke dagen af te kopen. Dit moet wel in overleg met de werknemer.

ADV-dagen

Naast wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen bieden veel organisaties hun werknemers de mogelijkheid om ADV-dagen op te bouwen. Wanneer een werknemer hiervan gebruik wil maken, neemt het aantal uren dat de werknemer werkt af. Dit kan ertoe leiden dat de werknemer een paar uur per week minder werkt, of dat hij deze uren opspaart en dus een aantal dagen per jaar extra vrij kan nemen. Er staat niets in de wet over ADV. Voor deze dagen gelden daarom niet dezelfde wettelijke regels als voor de andere vrije dagen. ADV regelingen zijn vaak uitgewerkt in de cao. Valt u niet onder een cao? Dan kan het een goede secundaire arbeidsvoorwaarde zijn die u kunt inbouwen in uw vakantiereglement.

Bedenk wel dat een werknemer die twee uur per week spaart, op jaarbasis zo’n twee en een halve week extra vrij kan nemen. Maak daarom afspraken dat ADV-dagen bijvoorbeeld elke maand opgenomen moeten worden.

Vakantiereglement

Veel organisaties vallen onder een cao. De uwe ook? Dan is de kans groot dat daar al afspraken instaan over vrije dagen. Valt u niet onder een cao of staan er geen (concrete) afspraken over vrije dagen in? Dan is het goed om een vakantiereglement op te stellen. Zo’n reglement geeft duidelijkheid over de in de organisatie geldende regels rond vrije dagen. Zo kunnen er regels instaan over de maximale aaneengesloten vakantieperiode, hoe een werknemer een verlofaanvraag kan indienen en wat de afspraken zijn rond verplichte vrije dagen en feestdagen. Ook staat er vaak in hoeveel bovenwettelijke vakantiedagen werknemers krijgen.

Veel organisaties maken gebruik van zogenaamde brugdagen. Deze dagen moet een werknemer verplicht opnemen, vaak om een werkdag tussen een feestdag en het weekend te overbruggen, zoals de dag na Hemelvaartsdag. Vaak zijn deze dagen in een cao geregeld. Valt u daar niet onder? Regel het dan zelf in het vakantiereglement.

Vrije dagen sparen

Soms willen werknemers vrije dagen ‘sparen’ door ze mee te nemen naar een volgend jaar. Bijvoorbeeld om beter om te kunnen gaan met een zorgtaak in de toekomst of om een lange reis te kunnen maken. Ook kan het zijn dat de werknemer door drukte er niet aan toe komt om al zijn dagen op te maken. Een werknemer moet dan wel goed opletten om wat voor vrije dagen het precies gaat. Wettelijke vrije dagen vervallen namelijk een half jaar na het opbouwjaar. Bovenwettelijke dagen zijn vijf jaar houdbaar.

Veel organisaties hanteren een kortere vervaltermijn voor vrije dagen, wellicht staat dit ook wel in uw personeelsreglement? Bedenk dan dat zo’n vermelding niet rechtsgeldig is.

Uitbetalen vrije dagen

U kunt met werknemers overeenkomen om vrije dagen af te kopen. Ook kan de werknemer hierom verzoeken. U bent hierbij wel aan regels gebonden. Zo mogen wettelijke vakantiedagen nooit afgekocht worden. Bovenwettelijke vakantiedagen kunnen wel uitbetaald worden. Soms kan dit nodig zijn wanneer bijvoorbeeld roosters niet rond te krijgen zijn door extreme drukte in een bepaalde periode.

Overwerk

In tegenstelling tot de wettelijke regelingen rond het meenemen van wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen naar het volgende jaar, is er niets wettelijk geregeld rond het meenemen van uren die werknemers in uw organisatie hebben opgebouwd door overwerk. Dit betekent dat u dit zelf kunt regelen in een reglement, zoals het vakantiereglement, dat integraal onderdeel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst. Of u kunt het opnemen in individuele arbeidsovereenkomsten. Tenzij u onder een cao valt waarin dit al is geregeld. Dan hoeft u niets te doen.

Geld of uren?

Is er niets in een cao geregeld, dan kunt u bij regels rond overwerk twee wegen kiezen. De eerste weg is het uitbetalen van de overwerkuren. In dit geval speelt de vraag van het meenemen van overuren naar een volgend jaar uiteraard niet. Veel organisaties kiezen echter voor een ‘tijd voor tijd’ regeling. Werknemers die overwerken kunnen deze uren dan op een ander moment opnemen. Hierbij speelt de vraag wel of overwerkuren naar een nieuw jaar meegenomen kunnen worden. U kunt ervoor kiezen een limiet, bijvoorbeeld 80 uur, te stellen aan het aantal uren dat meegenomen kan worden. U moet werknemers die uren dreigen te ‘verliezen’ wel altijd in de gelegenheid stellen om deze uren op te kunnen nemen.

Uitgelicht
Uitgelicht