Checklists
Laatst gewijzigd op: 9 augustus 2021
Ontslagen

Vaststellingsovereenkomst

Het ontslaan van werknemers is nooit leuk, maar soms ontkomt u er niet aan. Bijvoorbeeld bij een reorganisatie, een onoverbrugbaar verschil van inzicht of bij slecht functioneren. De ontslagroutes via de kantonrechter of UWV zijn vaak erg lang. Probeer daarom eerst om er in goed overleg met de werknemer zelf uit te komen. Gemaakte afspraken stelt u op in een vaststellingsovereenkomst.

Wat is een vaststellingsovereenkomst?

In een vaststellingsovereenkomst wordt de overeenstemming vastgelegd tussen de werkgever en werknemer over de voorwaarden waaronder de werknemer de organisatie gaat verlaten. Wanneer een vaststellingsovereenkomst juist is opgesteld, behoudt de werknemer het recht op een WW-uitkering. Dit in tegenstelling tot een werknemer die zelfstandig de arbeidsovereenkomst opzegt.

Neem een vaststellingsovereenkomst altijd door met een jurist. Wanneer de overeenkomst niet volledig is, kan dat nadelige (financiële) gevolgen hebben!

Voorwaarden

In een vaststellingsovereenkomst moet in ieder geval staan opgenomen dat het initiatief voor beëindiging van het dienstverband ligt bij de werkgever én dat de werknemer geen enkel verwijt treft. Daarnaast is het belangrijk dat een eventuele zieke werknemer zich beter meldt voor het tekenen van de vaststellingsovereenkomst. Ook mag er geen sprake zijn van andere opzegverboden. Dat kan er namelijk toe leiden dat de werkgever fikse heffingen opgelegd krijgt van UWV.

Een vaststellingsovereenkomst is maatwerk. De inhoud verschilt van geval tot geval. Toch zijn er, naast de hiervoor genoemde vereiste aandachtspunten, een aantal zaken die vrijwel altijd worden opgenomen. Bekijk hier ons model voor een vaststellingsovereenkomst.

Einddatum

In de vaststellingsovereenkomst moet een zogenaamde fictieve einddatum opgenomen worden. Dit is de datum van opzegging met inachtneming van de wettelijke opzegtermijn voor de werkgever. Wanneer een kortere opzegtermijn in acht wordt genomen, zal het UWV een wachttijd hanteren voor het laten ingaan van de WW-uitkering van de werknemer. De opzegtermijn gaat lopen vanaf het moment van ondertekening van de vaststellingsovereenkomst. Hieronder vindt u een schema met de wettelijke opzegtermijnen:

Duur dienstverband Opzegtermijn
Korter dan vijf jaar Één maand
Tussen vijf en tien jaar Twee maanden
Tussen tien en vijftien jaar Drie maanden
Langer dan vijftien jaar Vier maanden

 

Vrijstelling van werk

De werknemer kan natuurlijk al wel eerder vrijgesteld worden van werk. Let op: de werknemer behoudt nog wel zijn wettelijk opgebouwde verlof, vakantiegeld en transitievergoeding tot de afgesproken datum in de vaststellingsovereenkomst. Kosten voor scholing of outplacement die gericht zijn op een andere functie voor de werknemer binnen de eigen organisatie of daarbuiten, kunnen in mindering worden gebracht op de transitievergoeding.

Vrije dagen

Spreek met de werknemer af wat er gebeurt met nog openstaande vrije dagen. Gebruikelijk is dat in de vaststellingsovereenkomst wordt opgenomen dat de werknemer deze dagen opneemt tijdens de opzegtermijn. Spreekt u dat niet af? Dan worden de dagen uitbetaald bij de eindafrekening. Juridisch gezien kunt u een werknemer niet dwingen zijn vrije dagen op te nemen.

Transitievergoeding

De transitievergoeding is, naast de einddatum, natuurlijk waar het om draait in een vaststellingsovereenkomst. Het betreft hier het bedrag dat de werknemer ontvangt ter compensatie van zijn ontslag. De hoogte van deze vergoeding wordt meestal berekend aan de hand van een vaste formule:

  • De werknemer krijgt 1/3 van het bruto maandsalaris per heel dienstjaar vanaf de eerste werkdag.
  • De vergoeding over het resterende deel van de arbeidsovereenkomst wordt als volgt berekend: (bruto salaris ontvangen over resterende deel arbeidsovereenkomst/ bruto maandsalaris) X (1/3 bruto maandsalaris /12). Deze formule wordt ook gebruikt voor het berekenen van de transitievergoeding als de arbeidsovereenkomst korter dan een jaar was.

De vergoeding is gemaximeerd tot € 84.000 bruto. Of, als het jaarsalaris hoger is dan € 84.000, maximaal een bruto jaarsalaris. Denk bij het maken van afspraken rondom de transitievergoeding ook aan de fiscale gevolgen. Er zijn verschillende manieren om een transitievergoeding belastingtechnisch voordelig uit te keren.

Het staat de werkgever natuurlijk vrij om boven op de minimale transitievergoeding een extra vergoeding uit te keren. Zeker wanneer het ontslag (deels) komt door ernstige verwijtbaarheid.

Ter beschikking gestelde middelen

Heeft de werknemer een leaseauto tot zijn beschikking? Of een telefoon en laptop van de zaak? Of zijn er andere bedrijfsmiddelen die ter beschikking zijn gesteld? Maak hierover afspraken in de vaststellingsovereenkomst. Moet de werknemer deze middelen direct teruggeven vanaf het moment dat hij is vrijgesteld van werkzaamheden of hoeft dat pas bij het officiële einde van het dienstverband? Misschien neemt de werknemer de telefoon wel over. Allemaal zaken waarover afspraken gemaakt moeten worden in de vaststellingsovereenkomst.

Denk ook aan eventuele schulden die de werknemer nog moet betalen. Bijvoorbeeld rondom studiekosten.

Eindafrekening

Meestal wordt de transitievergoeding samen met de nog openstaande vakantiedagen (als die niet zijn opgenomen), het opgebouwde vakantiegeld en andere afrekeningen in één keer uitbetaald. Dit heet de eindafrekening. Leg in de vaststellingsovereenkomst altijd de datum of termijn vast wanneer de eindafrekening moet zijn overgemaakt naar de werknemer.

Concurrentie– en relatiebeding

Was er in het arbeidscontract sprake van een concurrentiebeding? Dan is het verstandig hier ook iets over op te nemen in de vaststellingsovereenkomst. Blijven deze bedingen in stand? Of mag de werknemer, omdat hij min of meer gedwongen de organisatie verlaat, direct aan de slag bij de concurrent?

Wanneer er niets wordt opgenomen over deze bedingen, betekent dat juridisch in verreweg de meeste gevallen dat ze komen te vervallen. Dat komt door de zogenaamde ‘finale kwijting’ die wordt opgenomen in de meeste vaststellingsovereenkomsten.

Finale kwijting

Een onderdeel dat in vrijwel alle vaststellingsovereenkomsten wordt opgenomen is de finale kwijting. Beide partijen verklaren daarmee dat met uitzondering van de afspraken die zijn gemaakt in de vaststellingsovereenkomst zij geen verdere verplichtingen en vorderingen naar elkaar hebben.

Uitgelicht
Uitgelicht