Checklists
Laatst gewijzigd op: 1 december 2019

Vakantierooster

Zonder een goed vakantierooster bestaat de kans dat het werk in vakantieperiodes in de knel komt. Door de vakanties van werknemers zo veel mogelijk te spreiden voorkomt u problemen. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor de zomervakantie, maar ook voor drukke perioden zoals de kerstvakantie. Een vakantierooster maken is niet eenvoudig, want u mag een vakantieverzoek van een werknemer niet zomaar weigeren. Door vooraf goede afspraken te maken over de vakantieplanning, voorkomt u discussies over het vakantierooster,

Vakantierechten

In beginsel heeft elke werknemer per jaar minimaal recht op twee weken aaneengesloten of twee keer een week vakantie. Zo bepaalt artikel 638 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek. Natuurlijk moet hij wel voldoende vakantiedagen hiervoor heeft opgebouwd. Dit komt overeen met het wettelijke minimum aan vakantierechten. In principe moet u akkoord gaan met de vakantiewensen van een werknemer. Daardoor is het vakantierooster elk jaar weer een hele klus.

Weigeren

U mag een vakantieverzoek weigeren als u gewichtige redenen heeft. Dit moeten dan wel echt goede redenen zijn, bijvoorbeeld dat het werk anders niet gedaan kan worden. Uiterlijk twee weken nadat de werknemer zijn vakantieaanvraag bij u heeft ingediend, moet u de weigering schriftelijk aan hem doorgeven. Daarbij moet u ook de reden van de weigering aangeven. De werknemer moet wel later alsnog vakantie kunnen opnemen. Minstens twee weken achter elkaar, of als dat niet kan: twee keer een week. Bent u te laat met reageren, dan gaat de vakantie door volgens zijn wensen.

Afspraken

Zijn er over de vakantieplanning afspraken gemaakt in de arbeidsovereenkomst of cao? Dan hebben deze voorrang op de wensen van de werknemer. Een afspraak kan zijn dat de werkgever de vakantieplanning vaststelt. Het is uiteraard wel belangrijk om rekening te houden met de wensen van werknemers. Ook in dit geval komt het dus aan op een goed vakantierooster.

Collectieve vakantie

U kunt er ook voor kiezen om alle werknemers tegelijk op vakantie te laten gaan. Dit is in de bouw of het onderwijs bijvoorbeeld het geval. Deze collectieve vakantie is schriftelijk vastgelegd in cao of arbeidsovereenkomst.

Werkzaamheden

De basis voor de vakantieplanning zijn de werkzaamheden die blijven doorlopen. Misschien is het wat rustiger doordat het een vakantieperiode is, maar het kan evengoed juist een stuk drukker zijn. Op basis van de te verwachten werkzaamheden bepaalt u wat de minimale bezetting moet zijn. Bedenk ook of u vakantiekrachten of uitzendkrachten wilt inschakelen. Deze kunnen een deel van de werkzaamheden opvangen als de werknemers op vakantie zijn. Maar dit hangt uiteraard ook van de aard van de werkzaamheden af. Het is in ieder geval verstandig om niet-dringende werkzaamheden buiten de vakantieperioden te plannen. Zo voorkomt u dat het aanwezige personeel zich over de kop moet werken.

De minimale bezetting kan per afdeling verschillen. Maak daarom per afdeling een vakantieplanning.

Aanvraag

Pas als u de wensen van de werknemers kent, kunt u een vakantierooster gaan maken. Laat de werknemers hun vakantieaanvraag voor een bepaalde datum inleveren. U heeft dan de tijd om een voorlopige planning in elkaar te zetten en eventuele aanvragen schriftelijk af te keuren.

Voorrang

Willen te veel werknemers tegelijk op vakantie, terwijl dat niet mogelijk is, dan zult u enkele werknemers moeten teleurstellen. De meeste werknemers begrijpen gelukkig wel dat niet iedereen tegelijk op vakantie kan. Soms lost het zich vanzelf onderling al op, maar daar moet u niet op vertrouwen. U kunt een voorrangssysteem hanteren: het ene jaar heeft de ene werknemer eerste keus, het jaar daarop de andere werknemer. Soms moet u rekening houden met werknemers met schoolgaande kinderen of met een partner die gebonden is aan een vaste vakantieperiode. U kunt deze werknemers voorrang geven bij de vakantieplanning en hun wensen als eerste inwilligen. Werknemers die niet gebonden zijn aan vaste perioden hebben immers de keus wanneer zij op vakantie willen gaan.

Reglement

Om discussies over voorrang te vermijden, legt u dergelijke afspraken het beste vast in een vakantiereglement of personeelsreglement. Hierin kunt u ook de aanvraagprocedure vastleggen: voor wanneer moeten werknemers hun vakantiewensen indienen en op welke manier. Leg ook vast wanneer zij uiterlijk uitsluitsel krijgen. Andere afspraken die u kunt opnemen in het vakantiereglement:

  • de maximale aaneengesloten vakantieduur (bijvoorbeeld drie weken);
  • regels bij ziekte voor of tijdens vakantie;
  • het aantal vakantiedagen waarop werknemers recht hebben;
  • dat werknemers hun vakantiedagen ook in uren kunnen opnemen;
  • dat werknemers in vakantieperioden geen extra vrije dagen mogen opnemen.

Werknemers mogen hun vakantiedagen ook in uren opnemen. Dit geldt sowieso voor de bovenwettelijke vakantiedagen. Als dat vanwege zwaarwegende bedrijfsbelangen niet mogelijk is, hoeft u dat echter niet toe te staan.

Vakantierooster

Als u de werkplanning voor ogen heeft en de wensen van werknemers binnen zijn, kunt u het vakantierooster maken. Er is software beschikbaar die het eenvoudig voor u uitrekent, maar u kunt ook een spreadsheetprogramma als Excel gebruiken. Is het rooster klaar, maak het dan bekend. Hang het bijvoorbeeld op op het mededelingenbord of stel het op uw bedrijfsserver beschikbaar. Zo weten ook collega’s van elkaar wanneer zij op vakantie gaan.

Intrekken

Het is erg lastig om weer terug te komen op een eenmaal goedgekeurde vakantie. Het kan echter wel als er gewichtige redenen zijn. Er komt bijvoorbeeld onverwacht een grote klus binnen. Is het echt noodzakelijk dat bepaalde werknemers daarvoor aanwezig moeten zijn en dus niet met vakantie kunnen, dan mag u de vakantieperiode verplaatsen. Dit moet wel in overleg met de werknemer.

Moet de werknemer kosten maken, bijvoorbeeld omdat hij al een vakantie had geboekt? Dan zijn die wel voor rekening van uw organisatie.

Uitgelicht
Uitgelicht