Checklists
Laatst gewijzigd op: 25 oktober 2019

Sollicitatiegesprek voeren

Gaat u een sollicitatiegesprek voeren? Zorg dan dat u als HR-professional goed voorbereid het gesprek begint. Werknemers zijn de kracht van een organisatie. Het is dus voor uw organisatie belangrijk om de juiste persoon op de juiste plek te krijgen. Is er een vacature? Dan is een sollicitatiegesprek een belangrijk selectiemiddel om de meest geschikte persoon te vinden voor de openstaande functie. Het is de kunst om tijdens dit gesprek de juiste informatie boven water te krijgen. Op die manier kunt u zich een volledig beeld van de kandidaat vormen. Sollicitatiegesprekken vragen daarom een grondige voorbereiding. Zo weet u welke vragen u moet stellen en kunt u een goede keus maken. Gebruik deze checklist bij het voorbereiden van het sollicitatiegesprek.

Eisen kandidaat

Om de juiste kandidaat te kunnen selecteren aan de hand van gesprekken, moet u vooraf voor uzelf helder hebben aan welke eisen de kandidaat moet voldoen. Daar kunt u zich dan in de voorbereiding en het gesprek zelf op richten. Deze eisen vindt u allereerst in de functieomschrijving. Vervolgens kunt u in gesprek gaan met leidinggevenden en andere werknemers van de afdeling waar de functie vacant is. Zo krijgt u nog meer informatie over de functie en de eisen waaraan de kandidaat moet voldoen.

Voorbereiding

Op basis van de eisen bepaalt u de onderwerpen die u tijdens de sollicitatiegesprekken aan bod wilt laten komen. Onderwerpen die altijd aan bod komen zijn: opleiding en vaardigheden, werkervaring, persoonlijkheid en motivatie voor de functie. Vervolgens bedenkt u vragen die daarop aansluiten. Zet ook vast op een rijtje wat u over de functie en de organisatie wilt vertellen.

Tijd en ruimte

Regel op tijd een ruimte waar de gesprekken plaatsvinden. Een rustige ruimte heeft natuurlijk de voorkeur. Zorg ervoor dat er voldoende stoelen en een geschikte tafel aanwezig zijn. De tijd waarin u de beschikking heeft over de ruimte, moet ruim voldoende te zijn. Het gesprek kan altijd iets uitlopen. Mocht u meer gesprekken achter elkaar voeren, dan wilt u bovendien genoeg tijd hebben om tussentijds te overleggen of aantekeningen te maken. Bovendien staat het slordig als een volgende kandidaat moet wachten.

Gesprekspartners

Bepaal ruim van tevoren wie bij de gesprekken aanwezig zijn, zodat iedereen zich goed kan voorbereiden. De direct leidinggevende en een HR-medewerker nemen meestal aan de gesprekken deel. Een evenwichtige samenstelling van de ondervragers is van belang. Op basis van functie en ervaring van de diverse gesprekspartners kunt u de kandidaat de juiste informatie geven en hem de goede vragen stellen. Dit moet u vooraf onderling afstemmen. Wie geeft welke informatie en wie stelt welke vragen? U kunt hierbij een gespreksleider aanwijzen zodat het gesprek geen rommeltje wordt.

De gespreksleider bewaakt ook de tijd en zorgt ervoor dat alle vragen aan bod komen.

Op zijn gemak stellen

In het sollicitatiegesprek zelf komt alles samen wat u met de andere gespreksdeelnemers heeft voorbereid. Toch is een goede voorbereiding geen garantie voor een goed gesprek. Luisteren en doorvragen zijn bijvoorbeeld zeker zo belangrijk. Ook is het van belang om de kandidaat op zijn gemak te stellen. Hoe meer een kandidaat zich op zijn gemak voelt, des te betrouwbaarder is de indruk die u van hem krijgt. U stelt een kandidaat op zijn gemak door een duidelijk beeld te geven van de opbouw van het gesprek, hoe lang het gesprek duurt en wanneer hij vragen kan stellen. Begin het interview met een neutrale vraag, waardoor de kandidaat nog meer van zijn zenuwen kwijtraakt. U kunt bijvoorbeeld vragen hoe de reis naar uw organisatie is verlopen. Vertel vervolgens iets over de functie die open staat en de organisatie. Zo heeft u een duidelijke structuur en een goede start.

Vragen

Om erachter te komen of de sollicitant een goede kandidaat is, stelt u gerichte vragen. U kunt beginnen met te vragen of de kandidaat iets over zichzelf kan vertellen. Richt vervolgens uw vragen op de belangrijkste eisen van de functie en het gedrag van de kandidaat. Stel vooral veel open vragen. Deze leveren veel meer informatie op dan vragen die de kandidaat met alleen ‘ja’ of ‘nee’ kan beantwoorden. Denk aan vragen als ‘Wat zijn uw negatieve kwaliteiten?’ of ‘Wat verwacht u van deze functie?’ Ook de kandidaat moet de gelegenheid krijgen voor het stellen van vragen. U kunt hier dan weer op inspelen. Heeft u de indruk dat de kandidaat een sociaal wenselijk antwoord geeft, vraag dan door. Laat de kandidaat verder veel voorbeelden geven uit de praktijk, bijvoorbeeld bij een vorige werkgever. Zo toetst u zijn ervaring en capaciteiten. Eindig uw gesprek met een slotvraag en geef ook de kandidaat een laatste mogelijkheid om vragen te stellen. Zo controleert u of alles duidelijk is voor de sollicitant.

Stel aan alle kandidaten zo veel mogelijk dezelfde vragen, dan kunt u naderhand een goede vergelijking maken en zo de beste kandidaat ertussenuit pikken.

STAR

Als u open vragen stelt, kunt u dat doen volgens de ‘STAR methode’. ‘STAR’ staat voor: Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Gebruikt u deze methode, dan vraagt u de kandidaat naar situaties bij een vorige werkgever of iets uit zijn persoonlijke leven en welke rol (taak en actie) hij hierin vervulde. Tot slot vraagt u naar het resultaat van de actie en de oplossing die daaruit voortvloeide. Vragen naar een conflictsituatie volgens deze methode levert vaak interessante informatie op over hoe de werknemer in de praktijk zal functioneren. Persoonlijke kenmerken van de sollicitant komen dan bijna altijd naar voren.

Vergelijken

Plan het overleg over de beoordeling van de kandidaten vlak na de gesprekken. Zo heeft u de verkregen informatie nog vers in het geheugen zitten. Bedenk welke eisen het zwaarst wegen. Zo weegt het hebben van bepaalde ervaring die goed van pas komt in de functie natuurlijk veel zwaarder dan persoonlijke interesse. U kunt vooraf met uw gesprekspartners afspreken welke eisen voor de functie het meest van belang zijn en daarom het zwaarst wegen.

Aantal gesprekken

Een sollicitatieprocedure bestaat meestal uit twee gesprekken en een arbeidsvoorwaardengesprek. In het tweede gesprek kunt u specifieker ingaan op de inhoud van de functie of u stelt vragen waar u in het eerste gesprek niet aan toe kwam. Het kan ook zijn dat u na het eerste gesprek de kandidaat een proefopdracht geeft, die u in de tweede ronde behandelt. Voor functies op managementniveau kunt u de gesprekken aanvullen met een assessment.

Heeft u al uw vragen al gesteld in het eerste gesprek, gebruik dan het tweede gesprek voor een proefopdracht of een casus naar aanleiding van een situatie uit de praktijk.

Uitgelicht
Uitgelicht