Reorganiseren

Doel van reorganisatie

Reorganiseren doe je niet zomaar. In de organisatie komen knelpunten voor die steeds vaker op de voorgrond treden. Dat kunnen zaken zijn vanuit de interne bedrijfsprocessen die niet meer goed lopen of op elkaar aansluiten. Wellicht worden de kosten te hoog en moet er dus worden bezuinigd.

Ook kan het zijn dat er door externe veranderingen de vraag naar het product of de dienstverlening afneemt. De markt vraagt bijvoorbeeld een ander soort dienstverlening door technologische ontwikkelingen. Tijd dus voor een reorganisatie.

Wat is de rol van HR?

Als HR-professional heeft u een belangrijke rol te vervullen bij een reorganisatie. U kunt de personele gevolgen van een reorganisatie in kaart brengen en u kent de wettelijke regels. Juist door uw aandacht voor de ‘personele kant’ kunt u in positieve zin bijdragen aan goede besluitvorming. In de meeste organisaties is de HR-professional dan ook betrokken bij het gehele proces van reorganiseren: van het maken van een reorganisatieplan (de beleidsmatige kant) tot de daadwerkelijke uitvoering.

Reorganisatieplan

Reorganiseren begint met het opstellen van een reorganisatieplan. Vaak bent u als HR-professional nauw betrokken bij het opstellen van dit plan. In dit plan maakt de directie (uiteraard met uw hulp en advies) de noodzaak van de reorganisatie duidelijk door een probleemanalyse. Waar loopt de organisatie tegenaan? Wat is de oorzaak daarvan? Wat moet er veranderen?

Na de probleemanalyse wordt al duidelijker wat er bereikt moet worden met de reorganisatie. Om dit nog concreter te maken formuleert de directie in het reorganisatieplan een duidelijke doelstelling. Hierdoor wordt duidelijk wat de organisatie wil bereiken met de reorganisatie en wat het moet opleveren.

Let er bij het opstellen van een reorganisatieplan op dat u haalbare doelen definieert.

Consequenties

Een ander belangrijk onderdeel van het reorganisatieplan is een paragraaf over de consequenties van de reorganisatie. Op personeelsvlak kunt u bijvoorbeeld denken aan verhoogde werkdruk en daaraan gerelateerd een hoger ziekteverzuim of aan het inzetten van scholingstrajecten voor werknemers die een andere functie gaan vervullen.

Kosten en baten

Een onderdeel dat ook zeker niet mag ontbreken in het reorganisatieplan zijn de verwachten kosten en baten van de reorganisatie. Reorganiseren kost geld. Denk bijvoorbeeld aan kosten van een sociaal plan voor werknemers die gedwongen ontslagen worden, de kosten van outplacement, opleidingskosten en kosten van een (tijdelijk) verhoogd ziekteverzuim. Daar staat tegenover dat door de reorganisatie de loonkosten dalen.

De ondernemingsraad

Heeft uw organisatie een ondernemingsraad (OR)? Dan speelt deze een grote rol bij een reorganisatie. De OR heeft zogenaamd adviesrecht op basis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Voordat de directie het daadwerkelijke besluit kan nemen om te gaan reorganiseren moet het plan ter advies worden voorgelegd aan de OR. Hoewel het advies van de OR niet bindend is, kan een negatief advies vertraging opleveren en weerstand bij de werknemers creëren.

U doet er daarom goed aan de OR al in een vroeg stadium van de besluitvorming te betrekken. Op deze manier kunnen bepaalde aandachtspunten van de OR worden meegenomen in het definitieve besluit en is de kans op een positief advies groter.

Betrek de OR in een zo’n vroeg mogelijk stadium van de besluitvorming. Het unieke blikveld van de OR kan voor creatieve oplossingen zorgen.

Communiceren

Een reorganisatie kan voor veel onrust in de organisatie zorgen. Goede communicatie is daarom van essentieel belang. Bedenk samen met de directie van te voren hoe u de reorganisatieplannen kenbaar gaat maken. Via een personeelsvergadering, in het afdelingsoverleg of op individuele basis. Zorg dat u een helder verhaal heeft over de plannen voor de reorganisatie. Onduidelijkheid zorgt alleen maar voor onrust.

Ontslagen

Reorganisaties worden door werknemers zelden met gejuich ontvangen. Dat is niet voor niets. In veel gevallen betekent ‘reorganiseren’ niets meer dan bezuinigen. Met andere woorden er moet personeel ‘uit’. Ook reorganisaties als gevolg van bijvoorbeeld technologische ontwikkelingen of reorganisaties die tot doel hebben de efficiëntie van de organisatie te verhogen leiden er in de meeste gevallen toe dat personeel de organisatie moet verlaten.

Natuurlijk verloop

Op basis van het reorganisatieplan weet u welke functies er binnen de organisatie gaan inkrimpen of verdwijnen. Allereerst kijkt u in hoeverre dit door natuurlijk verloop opgelost kan worden. Werknemers nemen soms uit eigen beweging ontslag. Daarnaast kijkt u bij een reorganisatie het eerst naar werknemers met een tijdelijke aanstelling. Wellicht kunt u al aan de inkrimping voldoen door een aantal tijdelijke contracten niet te verlengen.

U kunt natuurlijk verloop stimuleren door het mogelijk te maken voor werknemers om een bepaald aantal uren te solliciteren tijdens werktijd.

Gedwongen ontslag

Als het natuurlijk verloop niet genoeg is om de gewenste inkrimping te bereiken, zult u moeten overgaan tot gedwongen ontslagen. U krijgt dan te maken met strenge regelgeving. U moet voor de desbetreffende werknemers een ontslagvergunning aanvragen op basis van ‘bedrijfseconomische redenen’ bij UWV WERKbedrijf of via een procedure bij de Kantonrechter.

Welke instantie u ook kiest, u zult moeten aantonen dat het ontslag onvermijdelijk is op basis van bedrijfseconomische gegevens zoals de winst- en verliesrekening, een balans, omzetcijfers en in veel gevallen ook het reorganisatieplan.

Let bij ontslag goed op een eventueel opzegverbod. Zieke en zwangere werknemers en OR-leden kunnen niet zomaar ontslagen worden.

Afspiegelingsbeginsel

Bij meerdere gedwongen ontslagen krijgt u te maken met het afspiegelingsbeginsel. Dit houdt in dat u de ontslagen binnen een functiegroep zo moet spreiden over de verschillende leeftijdscategorieën van werknemers (15-25, 35-45, 45-55 en 55 jaar en ouder) dat de verhoudingen in leeftijdsopbouw binnen de organisatie zo goed als ongewijzigd blijft.

In elke leeftijdsgroep moet u de werknemer met het kortste dienstverband ontslaan. Wel geldt hiervoor een uitzondering op basis van het ‘onmisbaarheidscriterium’ wanneer u kunt aantonen dat iemand ‘bijzondere’ kennis en vaardigheden heeft.

Collectief ontslag

Als er meer dan 20 werknemers moeten worden ontslagen (binnen drie maanden tijd) binnen één functiegroep dan heet dat collectief ontslag. U moet dan het UWV inlichten, evenals de vakbonden met leden in uw organisatie. In overleg met de vakbonden maakt u vervolgens een sociaal plan. Uiteraard kunt u ook een sociaal plan maken als er geen sprake is van collectief ontslag.