Checklists
Laatst gewijzigd op: 10 december 2019

Procedure werknemer uit dienst

Als HR-professional is het belangrijk goed voor ogen te hebben wat de procedure is als een werknemer uit dienst gaat. Sommige medewerkers blijven hun hele leven bij dezelfde organisatie werken. Anderen wisselen iedere paar jaar van baan. Hoe dan ook, op een gegeven moment krijgt u te maken met medewerkers die uit dienst treden. Nadat een werknemer zijn ontslag genomen heeft, of ontslagen is, moet u nog allerlei zaken regelen. Bijvoorbeeld het uitkeren van het laatste loon, inclusief het resterende vakantiegeld eb eventuele emolumenten, het actualiseren van de administratie en het organiseren van een eventueel afscheid. In deze checklist staat waar u rekening mee moet houden als een werknemer uit dienst treedt.

Opzegtermijn

De opzegtermijn hangt af van de lengte van het dienstverband. Bij een dienstverband tot vijf jaar geldt een opzegtermijn van een maand. Is de duur van het dienstverband tussen de vijf en tien jaar, dan is er sprake van een termijn van twee maanden. Bij een dienstverband van tien tot 15 jaar is de opzegtermijn drie maanden

Het is ter uitzondering mogelijk om een langere opzegtermijn af te spreken, maar dan moet de opzegtermijn voor de werkgever wel altijd minstens twee keer zo lang zijn als de termijn voor de medewerker. De laatste werkdag wordt de opzegdag genoemd. Deze dag moet tegen het einde van de maand zijn, tenzij anders afgesproken in de cao, arbeidsovereenkomst of brancheafspraken.

Zorg dat het ontslag ook altijd op papier ontslaat. Zo voorkomt u misverstanden.

Fiscus

Als het dienstverband van een medewerker eindigt, moet u dat melden bij de Belastingdienst. Dat kan door in de aangifte loonheffingen een datum einde inkomstenverhouding in te vullen. Zijn er door dit ontslag geen andere medewerkers meer werkzaam, dan moet de Belastingdienst daar binnen een maand van op de hoogte zijn. Er moet dan aangifte gedaan worden over het tijdvak waarin nog wel loonheffing inhouden werd.

Loon en vakantiedagen

Uiteraard heeft de medewerker nog recht op zijn laatste salaris. Heeft de medewerker een overschot aan vakantiedagen, dan mag hij deze voor het eind van zijn dienstverband opnemen. Als hij dat niet kan of wil, dan moet de werkgever de vakantiedagen uitbetalen.

Let er ook op dat u eventuele lopende onkostenvergoedingen stopzet. Denk bijvoorbeeld aan een reiskostenregeling.

Pensioen

Medewerkers kunnen na beëindiging van hun dienstverband hun opgebouwde pensioen meenemen naar een pensioenregeling bij hun nieuwe werkgever. De werknemer kan het pensioen ook laten staan, tenzij het om een klein pensioen gaat. Kleine pensioenen (tot 474,11 euro per jaar) worden automatisch toegevoegd aan het pensioen dat wordt opgebouwd bij de nieuwe werkgever. Blijft de medewerker bij dezelfde bedrijfstak werken en is deelname aan een pensioenregeling verplicht in die bedrijfstak? Dan loopt de pensioenopbouw door bij hetzelfde pensioenfonds.

Wijs de medewerker in ieder geval op de mogelijkheden.

Levensloop

Een enkele medewerker heeft wellicht nog een levensloopregeling, dit is uitzonderlijk want deze regeling bestaat niet meer. Per 1 januari 2022 wordt de regeling geheel beëindigd. Als de medewerker uit dienst gaat kan hij opgebouwde bedrag opnemen of na de overeengekomen termijn vrij laten komen. Ook bij deze regelingen kan de medewerker het bedrag niet meenemen naar een nieuwe werkgever.

Getuigschrift

De medewerker kan om een getuigschrift vragen. Het is verplicht deze dan op te stellen. Vermeld hierin in ieder geval de arbeidsduur per dag of week, de duur van het dienstverband en welke werkzaamheden de medewerker verricht heeft. U mag, als de medewerker daarom vraagt, ook aangeven in welke mate u enthousiast over hem was. Ook de reden van het ontslag hoeft niet per se vermeld te worden. Vergeet niet het getuigschrift te ondertekenen.

Het komt niet vaak voor dat de medewerker nog om een papieren getuigschrift of een getuigschrift per mail vraagt. Vaak vragen medewerker om referenties via het netwerk LinkedIn.

Gegevens bewaren

Nu de werknemer uit dienst is, komen er geen nieuwe gegevens van hem binnen. De oude gegevens moet u wel bewaren. Zijn persoonlijke gegevens, zoals kopij van het paspoort of de ID-kaart moet u vijf jaar bewaren. De salarisadministratie moet u tot zeven jaar na de beëindiging van het dienstverband bewaren. Ze bepaalt de Belastingdienst. Mocht u het vermoeden hebben dat het tot een rechtsgang komt, dan is het raadzaam de gegevens nog langer te bewaren. Ze kunnen dan wellicht als bewijsmateriaal dienen.

Meer informatie over het bewaren van gegevens vindt u in de checklist Bewaarplicht.

Afscheid

Het afscheid van een medewerker kan een flinke impact hebben. Met name op de achterblijvende collega’s. Zeker als de medewerker goed in de groep lag. Wanneer er sprake is geweest van een vervelende ontslagprocedure kan bovendien de zin om te werken van de andere medewerkers verminderen. Staan er geen andere banen op de tocht? Stel de achterblijvende medewerkers dan gerust. Heeft de werknemer er zelf voor gekozen om het arbeidsverband te beëindigen en vindt u het jammer hem te moeten laten gaan? Dan kan het leuk zijn om hem op gepaste wijze te bedanken. Denk bijvoorbeeld aan een afscheidsetentje, bedrijfsborrel of traktatie.

Opvolger

Soms is het niet nodig een opvolger te zoeken, omdat de functie van de medewerker opgeheven is. Blijft de functie bestaan, dan is het verstandig snel een opvolger te zoeken. In de periode dat er nog geen nieuwe kracht is aangenomen, moeten andere medewerkers de werkzaamheden overnemen. Dit kan leiden tot frustraties onder het personeel en zelfs tot meer verzuim.

Neem de opvolger zo snel mogelijk aan. Dan kunt u hem zelfs nog in laten werken door de werknemer wiens arbeidsverband eindigt.

Praktische zaken

Bij het beëindigen van een arbeidsovereenkomst komen ook een aantal praktische zaken kijken. U moet de medewerker er bijvoorbeeld op wijzen de eigendommen van het bedrijf in te leveren. Dit zijn bijvoorbeeld zijn mobiele telefoon, laptop, de sleutels van het bedrijfspand, maar ook zijn leaseauto en toebehoren zoals kentekenbewijs, sleutels en tankpas. Let er ook op dat u de wachtwoorden en inlogcodes verandert die toegang geven tot het alarmsysteem van het bedrijfspand en tot gevoelige informatie.

Uitgelicht
Uitgelicht