Checklists
Laatst gewijzigd op: 3 januari 2020

Overzicht Werkkostenregeling

De werkkostenregeling is een regeling waarmee organisaties onbelast vergoedingen aan werknemers kunnen geven. Werknemers maken kosten voor hun werk. Denk aan reiskosten, bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer of voor zakelijke reizen. Of aan onkosten die een werknemer maakt, bijvoorbeeld voor een opleiding, voor een ziektekostenverzekering, of voor zakelijke lunches. Sommige werkgevers stellen ook zaken beschikbaar aan werknemers. Zoals bedrijfskleding, een laptop, een mobiele telefoon, een auto of een fiets. Bijna alle werkgevers hebben een personeelsreglement, een cao of een combinatie daarvan met regels voor dit soort vergoedingen en verstrekkingen. Deze regels verschillen per organisatie. Bovendien veranderen deze regels vaak door veranderende eisen van de Belastingdienst.

De werkkostenregeling

De werkkostenregeling is een regeling waarmee organisaties onbelast vergoedingen aan werknemers kunnen geven. Zo kunt organisaties zelf kiezen – binnen de kaders van de Belastingdienst – hoe zij hun pakket van werkkosten fiscaal regelen.

Volgens de werkkostenregeling mag een organisatie maximaal 1,7% van de totale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers. Tenminste, tot de eerste 400.000 van het totale fiscale loon. Boven de 400.000 geldt nog wel de vrije ruimte van 1.2%. Alles daarboven kan weliswaar nog steeds vergoed worden door de werkgever, maar daar betaalt u wel 80% belasting over.

Vrijstelling

Voor sommige vergoedingen geldt echter een zogenaamde gerichte vrijstelling of een nihilwaardering. Deze tellen niet mee in de vrije ruimte. Zo geldt voor maaltijden bij overwerk of het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) een gerichte vrijstelling. Voor voorzieningen die uw werknemers op de werkplek gebruiken geldt bijvoorbeeld een nihilwaardering.

Als het totaal aan huidige onbelaste regelingen ver boven de vrije ruimte van de loonsom uitkomt, dan dient kunt u als HR-professional alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers opnieuw in kaart brengen.

Inventarisatie van werkkosten

Zorg ervoor dat u altijd een degelijke inventarisatie van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen heeft waar werknemers in uw organisatie op dit moment recht op hebben.

  • Welke vergoedingen en verstrekkingen kent uw organisatie momenteel toe aan werknemers? Ze kunnen voortvloeien uit de cao en/of het personeelsreglement, maar ook uit wetten, zoals bijvoorbeeld de Arbowet, die de verstrekking van veiligheidskleding bepaalt.
  • Ga per vergoeding en verstrekking na welk deel hiervan onbelast wordt vergoed. Door dat te koppelen met het daadwerkelijk gebruik van de regelingen – niet iedereen heeft een auto van de zaak – kunt u per werkkostenpost nagaan hoeveel er in uw organisatie onbelast wordt uitgekeerd.
  • Zoek uit voor welke onderdelen een gerichte vrijstelling geldt. In dat geval gaat dit niet ten nadele van de vrije ruimte.
  • De laatste stap is de berekening van het totaal aan onbelaste vergoedingen en vertrekkingen op jaarbasis, na aftrek van de gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen. Is dat meer of minder dan de vrije ruimte?

Overschrijding vrije ruimte

Als het totaalbedrag meer is dan 1,7% van de eerste 400.000 en 1,2% van het bedrag daarboven, dan komt u voor moeilijke keuzes te staan. Welke regelingen kunnen eventueel vervallen? Bedenk dat regelingen die in de cao staan niet zomaar geschrapt kunnen worden.

Neem het arbeidsvoorwaardenpakket eens onder de loep. Werknemers krijgen soms bijvoorbeeld nog een vergoeding voor telefoonkosten thuis, terwijl ze al lang ook een zakelijk mobiel abonnement hebben.

Binnen de marge

Bedraagt het totaalbedrag echter minder dan de vrije ruimte, dan is er wellicht een mogelijkheid tot verruiming van de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen ten gunste van de werknemers.

Een goede inventarisatie is van groot belang, omdat u daarmee inzicht krijgt in de onder- of overbesteding van de vrije ruimte.

Ondernemingsraad

Wanneer blijkt dat u afgelopen jaar de vrije ruimte heeft overstegen, dan zult u moeten sleutelen aan de arbeidsvoorwaarden. Al snel krijgt u dan te maken met de ondernemingsraad. Bij sommige werkkostenposten heeft de OR instemmingsrecht. Bijvoorbeeld bij vakantieregelingen en regelingen rond opleidingen.

Uitgelicht
Uitgelicht