Checklists
Laatst gewijzigd op: 8 maart 2021
Overlijden werknemer

Overlijden van een werknemer

Het overlijden van een werknemer is altijd erg droevig. Of dit nou gebeurt na een lang ziektebed of geheel plotseling, er is vaak veel verdriet bij collega’s en nabestaanden. Maar voor u als HR-professional komt er ook veel werk bij kijken. Hoe zit het met de overlijdensuitkering en de eindafrekening van zaken zoals vakantiedagen en vakantiegeld? En hoe communiceert u over het overlijden van de werknemer? Lees alles over het overlijden van een werknemer in deze checklist.

Einde dienstverband

Zodra een werknemer overlijdt, eindigt de arbeidsovereenkomst per direct. U kunt dit zien als een einde van rechtswege of een ontbindende voorwaarde, waarbij het dienstverband dus direct eindigt zonder enige handeling vanuit werkgeverskant. Dit geldt zowel voor tijdelijke als vaste contracten. Tot de dag van overlijden geldt de loondoorbetalingsplicht. Ook vakantierechten worden opgebouwd tot aan de dag van overlijden.

Overlijdensuitkering

De nabestaanden van een overleden werknemer hebben recht op een overlijdensuitkering. Wettelijk is deze vastgesteld op minimaal één maand loon met vakantietoeslag. Maar meer mag ook. De overlijdensuitkering is voor de loonbelasting vrijgesteld tot maximaal drie keer het maandloon plus vakantietoeslag. Betaalt de werkgever een hogere uitkering? Dan is het meerdere bedrag belast volgens de tabel bijzondere beloningen. U kunt de juiste tabel voor de bijzondere beloning hier vinden. De overlijdensuitkering wordt meestal overgemaakt op de bankrekening van de overleden werknemer. Dat mag echter ook een andere bankrekening zijn.

Let op: In een voor u geldende cao kan een andere regeling voor overlijdensuitkering zijn vastgesteld die mogelijk meer rechten geeft aan nabestaanden van de overleden werknemer. Check daarom altijd meteen de cao op afspraken over de overlijdensuitkering in deze situatie. Dan komt u niet voor verassingen te staan.

Wie heeft recht op de uitkering?

Let op: niet ieder familielid heeft recht op een overlijdensuitkering. Deze uitkering is bedoeld voor de echtgenoot of partner waarmee de werknemer samenleefde. Als er geen partner (meer) is, dan gaat de uitkering naar de kinderen. Als de werknemer geen kinderen heeft of de kinderen zijn zelf al overleden, dan gaat de uitkering naar degene met wie de werknemer samenleefde of de persoon waar de werknemer voor zorgde. Als de werknemer volledig alleenstaand is, hoeft werkgever dus geen uitkering te betalen.

Sommige verzekeringspolissen dekken de overlijdensuitkering, met name verzuimverzekeringen. Check daarom uw polisvoorwaarden voordat u overgaat tot uitkeren.

Eindafrekening

Er is geen wettelijke termijn waarbinnen de overlijdensuitkering betaald moet worden. Het is echter gebruikelijk deze gelijk te betalen met de eindafrekening. In deze eindafrekening zit het laatste salaris (berekend naar rato tot de dag van overlijden), het opgebouwde vakantiegeld en nog openstaande vakantiedagen, gratificaties en eventuele winstdeling of andere bonussen.

Bedrijfseigendommen

Het kan zijn dat de werkgever bepaalde middelen ter beschikking heeft gesteld aan de overleden werknemer. Denk bijvoorbeeld aan een laptop van de zaak, telefoon, gereedschap of een leaseauto. Wettelijk gezien kunt u eisen dat deze middelen direct worden teruggegeven. In de praktijk is het verstandig hierover in overleg te treden. De auto van de zaak kan bijvoorbeeld daarnaast fungeren als gezinsauto. Spreek daarover een redelijke termijn af wanneer deze teruggebracht moet worden. Of wellicht willen de nabestaanden het leasecontract overnemen. Kijk bij een laptop of telefoon in hoeverre deze al is afgeschreven. Is de economische levensduur al bijna verstreken? Dan kunt u overwegen de laptop niet terug te vorderen.

Op de werkvloer

Naast alle financiële maatregelen die komen kijken bij het overlijden, is het ook belangrijk om aandacht te schenken aan rouwende collega’s. Zorg dat er een contactpersoon is waarmee zij kunnen praten, bijvoorbeeld de manager of leidinggevende van de betreffende afdeling. Ook kan de vertrouwenspersoon hier een rol spelen. Tot slot kunt u een herdenkingsbijeenkomst organiseren voor de overleden werknemer, waarbij het volledige kantoor de kans heeft om, naar eigen invulling, afscheid te nemen.

Condoleance

Stuur zo snel mogelijk na het overlijden een condoleancebrief aan de nabestaanden. Geef in deze brief duidelijk aan wanneer zij informatie ontvangen over de afwikkeling van het dienstverband en de teruggave van persoonlijk eigendommen van de werknemer. Ook is het verstandig om een contactpersoon voor de nabestaanden aan te stellen. Dit kan de werkgever zelf zijn of een HR-professional. Bespreek met de nabestaanden of ze condoleancebezoek, aanwezigheid bij de uitvaart, een rouwadvertentie of bloemen als geschenk voor de uitvaart op prijs stellen. Hoe vriendelijk het gebaar ook is, onderneem nooit zonder overleg een van deze stappen. De nabestaanden kunnen dit als ongepast ervaren of hebben hier simpelweg geen behoefte aan.

Het is persoonlijker om telefonisch of een fysieke afspraak te maken met de nabestaanden. Maar gemaakte afspraken over de afwikkeling van het dienstverband moet u altijd op papier zetten en niet eenzijdig mondeling afspreken.

Uitgelicht
Uitgelicht