Checklists
Laatst gewijzigd op: 28 januari 2018

Jubileumuitkering

In veel organisaties is het gebruikelijk om werknemers die voor een lange periode in dienst zijn in het zonnetje te zetten. Bijvoorbeeld door een borrel te organiseren in de bedrijfskantine, de werknemer op een etentje te trakteren of door middel van de jubileumuitkering. Hoe pakt u het jubileum aan en welke (fiscale) regels gelden er?

Wat en wanneer?

Er is geen wettelijk voorschrift dat bepaalt dat werknemers recht hebben op een feestje of een extra uitkering bij het bereiken van een bepaald aantal dienstjaren. Kort door de bocht genomen bent u dus vrij om daarvoor zelf een beleid te bepalen. Gebruikelijk in Nederland is het om werknemers die 12,5 jaar in dienst zijn een half bruto maandsalaris te schenken, maar dit kan per organisatie verschillen. Sommige werkgevers geven een presentje of organiseren een diner of feestje. Bij 25 jaar wordt vaak een heel bruto-maandsalaris uitgekeerd en bij 40 jaar twee bruto-maandsalarissen. Daarnaast is het gebruikelijk om bij een 25 jarig en 40 jarig jubileum een receptie of dinertje te organiseren.

Valt uw organisatie onder een cao? Dan is de kans groot dat hier wel afspraken over jubilea in zijn opgenomen.

Reglement

Valt uw organisatie niet onder een cao, of staan daar geen regels in over jubilea? Zorg dan dat het personeelsreglement van uw organisatie de regels omtrent jubilea nauwkeurig omschrijft. U wilt willekeur bij dit soort gebeurtenissen immers voorkomen. In het reglement neemt u in ieder geval op bij welk aantal werkzame jaren werknemers een gratificatie krijgen en hoe hoog dat bedrag is. Ook neemt u op bij welke jubilea werknemers recht hebben op een feestelijke activiteit zoals een receptie en diner. Vergeet niet hier ook een bedrag aan te koppelen. Wanneer de ene werknemer uit eten mag bij een sterrenrestaurant, terwijl de andere het moet doen met een pizzaatje is de kans op scheve gezichten groot.

Belasting

U kunt zelf helemaal bepalen wanneer jubilea gevierd worden en hoeveel geld een werknemer dan krijgt. Bedenk wel dat over het bedrag belasting moet worden betaald. Hierop zijn twee uitzonderingen. Na 25 dienstjaren en na 40 dienstjaren mag u de werknemer één fiscaal maandloon netto uitkeren. Deze uitkering hoeft niet precies op het 25e of 40e dienstjaar uitgekeerd te worden. Later mag ook. Zo kunt u bijvoorbeeld een bruto maandloon netto uitkeren wanneer een werknemer na 42 jaar met pensioen gaat, zolang u hem dat nog niet eerder heeft gegeven. Of u kunt bij het 40e jubileum twee bruto maandsalarissen uitkeren zonder dat hierover belasting wordt geheven, als u eerder nog geen onbelaste jubileumuitkering heeft gedaan.

Wilt u een half maandsalaris uitkeren bij een 12,5 jarig dienstverband? Prima, de werknemer betaalt wel gewoon belasting over dit bedrag.

Fiscaal maandloon?

Wat mag u nu precies belastingvrij uitkeren? Eén fiscaal maandloon. Een fiscaal maandloon is het bruto maandsalaris. Dat wil zeggen: het afgesproken loon, zonder aftrek van pensioen- en VUT-premies en zonder aftrek van de sociale premies. Tot het maandloon worden niet de overurentoeslag, tot het loon behorende aanspraken (bijvoorbeeld de aanspraak Ziekenfondswet) en andere toevallige bijzondere beloningen gerekend. De vakantietoeslag en een eventuele vaste 13e maand of gegarandeerd tantième behoren er daarentegen wel bij (uiteraard voor 1/12-deel).

Is er niets geregeld in de cao of personeelshandboek? Stel snel een reglement op waarin u de regels rondom jubilea uitlegt. Denk hierbij aan het bedrag dat beschikbaar is voor een receptie/feest, het bedrag van de jubileumuitkering en het aantal benodigde dienstjaren. Zo voorkomt u willekeur.

Geschenken

U kunt een werknemer bij het bereiken van zo’n belangrijke mijlpaal ook een cadeau geven. Sommige cadeaus, zoals bijvoorbeeld een flat screen, ziet de belasting als beloning in natura. Hierover moet dus belasting betaald worden, tenzij het in plaats van de 25 of 40 jarige geldelijke jubileumuitkering is. Over cadeaus zoals het traditionele gouden horloge of de gouden vulpen hoeft geen belasting betaald te worden. De Belastingdienst vindt dat dit soort geschenken een overwegend ideële waarde hebben. Met andere woorden: de werknemer is niet snel geneigd dit soort cadeaus te verkopen.

Diensttijd

Hoe berekent u nu precies de ‘diensttijd’? Of eigenlijk nog belangrijker: wat verstaat de Belastingdienst onder diensttijd? Als diensttijd wordt beschouwd de tijd die men bij dezelfde werkgever heeft doorgebracht. Het kan zijn dat gedurende het dienstverband de rechtsvorm van de werkgever is veranderd, bijvoorbeeld van een BV in een NV of van een maatschap in een BV.  Dit heeft voor de werknemer geen gevolgen voor de berekening van het aantal aaneengesloten dienstjaren. Ook wanneer de werknemer door een fusie of overname een andere werkgever heeft gekregen, neemt de werknemer zijn dienstjaren mee.

Strenge fiscus

De Belastingdienst is heel strikt voor wat betreft de grens van 25 en 40 jaar. Wanneer u een werknemer een jubileumuitkering voor zijn veertigste dienstjaar een dag te vroeg geeft, dan zal de Belastingdienst hier gewoon belasting over heffen. Ook wanneer een werknemer net een weekje te kort komt en met pensioen gaat, kunt u niet belastingvrij het bedrag uitkeren.

Uitzonderingen

Er zijn enkele uitzonderingen. Bijvoorbeeld voor werknemers die wel van werkgever zijn gewisseld, maar waarbij de link tussen de bedrijven dusdanig is dat de huidige werkgever ook rekening houdt met de diensttijd bij vorige werkgevers. Dit geldt bijvoorbeeld voor mensen die binnen de overheid werken of voor werknemers die bij verschillende bedrijven van hetzelfde concern hebben gewerkt. Een andere uitzondering geldt voor werknemers in branches waarbij niet het hele jaar werk is. Vaak komt het voor dat werknemers dan tijdelijk een uitkering krijgen. Zolang de werknemer niet voor een andere werkgever werkt in deze periode, telt de tijd mee als diensttijd bij de ‘hoofdwerkgever’.

Werkkostenregeling

Door de Werkkostenregeling kunt u maximaal 1,7% van de totale loonsom besteden aan belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Voor wat betreft de 25-jarige en 40-jarige jubileumuitkering geldt hiervoor een zogenaamde gerichte vrijstelling. Dit betekent dat jubilea-uitkeringen (bij 25 en 40 dienstjaren) niet ten kosten van de 1,7% vrije ruimte gaan.