Checklists
Laatst gewijzigd op: 1 december 2019

Controle loonbelasting

Werkgevers staan er nooit echt om te springen: de controle van de loonbelasting. Ook u vast niet, zelfs al heeft u de administratie keurig op orde. Maar niemand komt er onderuit. De Belastingdienst controleert namelijk regelmatig. Zo kan het gebeuren dat ze informatie willen verzamelen om zicht te krijgen in de bedrijfsvoering. Ook kan het gebeuren dat de Belastingdienst een bepaalde aangifte wil controleren. Al met al zijn er meerdere soorten controles. Daarom moet u er altijd voor zorgen dat u en uw organisatie goed zijn voorbereid. Zo doorstaat u de controle zonder problemen en vermijdt u naheffingen, extra controles en boetes. Bekijk in deze checklist alle praktische informatie die u als HR-professional nodig heeft over de controle van de loonbelasting.

Verschillende controles

De Belastingdienst kan de loonbelastingcontrole op verschillende manieren uitvoeren:

  • De interne controle bij de Belastingdienst zelf: heeft u de aangifte op tijd en correct gedaan en heeft u (op tijd) betaald?
  • De waarneming ter plaatse: de inspecteurs komen onder werktijd langs om informatie te verzamelen en inzicht te krijgen in de bedrijfsvoering en de administratie. Een waarneming ter plaatse kan soms aanleiding zijn voor een boekenonderzoek.
  • Het boekenonderzoek: het boekenonderzoek is een controle van de aangiften en administratie, over een bepaalde periode of specifieke onderdelen. De aanleiding voor een controle verschilt. Soms gaat het om een periodieke controle. Maar de fiscus voert ook branchegerichte acties uit.

Voorbereiding

De Belastingdienst kondigt een bezoek over het algemeen schriftelijk aan. In de aankondigingsbrief staat vaak dat u bepaalde gegevens gereed moet hebben, bijvoorbeeld een deel van de loonadministratie. De controle verloopt een stuk sneller als u alle gegevens binnen handbereik heeft.

Ontvang de inspecteur vriendelijk en geef hem een eigen kamer waar hij rustig kan werken. Dit versnelt de controle.

Controlepunten

De lijst met zaken die de Belastingdienst kan controleren, is behoorlijk lang. Houd in ieder geval rekening met de volgende punten:

  • Is van alle werknemers een kopie van het identiteitsbewijs aanwezig (ook voor- en achterzijde en relevante pagina’s)?
  • Is van alle werknemers een loonstaat aanwezig?
  • Heeft u van alle werknemers het burgerservicenummer?
  • Heeft u van iedere werknemer een opgaaf gegevens voor de loonheffingen?
  • Heeft u loonheffingskortingen voor de loonbelasting juist toegepast?
  • Zijn de juiste bedragen ingehouden en afgedragen en in het juiste tijdvak?
  • Is de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet ingehouden en afgedragen en vergoed aan de werknemer?
  • Is de eindheffing correct toegepast?
  • Zijn de regelingen voor reiskosten en de auto van de zaak goed toegepast?
  • Zijn er eventuele verklaringen voor ‘geen privégebruik auto van de zaak’ aanwezig?
  • Zijn pensioen- en spaarregelingen goed uitgevoerd?

Houd ook rekening met onkostenvergoedingen en de Werkkostenregeling (WKR). Zorg voor gespecificeerde en onderbouwde overzichten. U moet deze zo tevoorschijn kunnen halen voor de inspecteur.

Recht op inzage

De controleurs hebben recht op inzage in ‘boeken en bescheiden’ en dat gaat verder dan facturen en bankafschriften. Denk ook aan:

  • notulen van vergaderingen;
  • correspondentie over financiële zaken;
  • rekeningen, kassarollen, (klad)aantekeningen, agenda’s, afsprakenboek, projectadministratie enzovoort.

De Belastingdienst mag de administratie niet zonder toestemming van de werkgever meenemen. De controleur heeft ook geen snuffelrecht. Hij mag niet zonder toestemming op zoek gaan naar documenten in dozen, kasten, mappen of het computersysteem. De werkgever moet echter wel toegang verlenen tot alle bedrijfsgebouwen en alle bedrijfsgrond. Ook mag hij niet weigeren dat de controleur kopieën of uittreksels van de administratie maakt.

Vragen

In principe stelt de Belastingdienst alle vragen aan de werkgever. Maar de werkgever mag hiervoor een contactpersoon aanwijzen, bijvoorbeeld u als HR-professional.

De controleur mag niet zomaar andere werknemers bestoken met vragen. Hij kan wel medewerkers vragen zich te identificeren.

Bewaarplicht

Voor de loonadministratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Dat geldt ook voor elektronisch vastgelegde gegevens. Bij een controle moet u dus de gehele loonadministratie van de afgelopen zeven jaar kunnen laten zien. Sommige gegevens moet u nog wat langer bewaren, tot vijf jaar na het einde van de dienstbetrekking van de desbetreffende werknemer: kopie van het identiteitsbewijs, opgave gegevens voor de loonheffingen en een verklaring of u de loonheffingskorting wel of niet moet toepassen. Het maakt niet uit in welke vorm u de administratie bewaart. U mag kiezen. Wel moet u uiteraard de gegevens binnen een redelijke termijn aan de Belastingdienst kunnen laten zien.

Controlerapport

In het slotgesprek vertelt de controleur of er correcties moeten plaatsvinden en waarom. Als u nog vragen heeft, is dit een goed moment om ze te stellen. Na het slotgesprek volgt het controlerapport. Dit bestaat uit een openbaar deel en een niet-openbaar deel. De Belastingdienst stuurt het openbare gedeelte naar de werkgever toe. Soms krijgt u eerst een concept waarop u kunt reageren. In het openbare gedeelte geeft de inspecteur aan of hij onjuistheden heeft aangetroffen, of hij een naheffingsaanslag gaat opleggen en zo ja, of daarbij een boete wordt berekend en om welke bedragen het dan gaat. Meld eventuele onjuistheden in het rapport schriftelijk aan de Belastingdienst. In het niet-openbare deel staan de gegevens van derden en geheime aanleidingen voor het onderzoek. Dit stuk blijft intern bij de Belastingdienst.

Sancties

Voor werkgevers die niet voldoen aan de verplichtingen, kunnen de sancties behoorlijk oplopen. De Belastingdienst kan een bestuurlijke boete opleggen; de zogenaamde verzuim- of vergrijpboete. Het geven van onjuiste inlichtingen of het geven van valse of vervalste gegevens is strafbaar. Strafrechtelijke boetes kunnen hoog oplopen. Bij een misdrijf is een gevangenisstraf tot maximaal zes jaar mogelijk.

Uitgelicht
Uitgelicht