Checklists
Laatst gewijzigd op: 23 april 2020

Checklist gedragscode ongewenste omgangsvormen

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor gezonde en veilige werkomgeving. Toch blijkt uit onderzoek keer op keer dat een op de zes werknemers in Nederland wel eens te maken krijgt met ongewenste omgangsvormen van collega’s. Een gedragscode ‘ongewenste omgangsvormen’ kan helpen om dit ongewenste gedrag binnen uw organisatie te verlagen. In deze checklist gaan wij dieper in op de mogelijke inhoud van een gedragscode en waar u als werkgever op moet letten.

Schadelijk

De gevolgen van ongewenste omgangsvormen kunnen groot zijn voor werknemers die hierdoor getroffen worden. Het leidt tot verlies aan motivatie, emotionele problemen, gezondheidsklachten en uiteindelijk tot een hoger ziekteverzuim. Los van de persoonlijke impact van ongewenst gedrag op een werknemer en de negatieve werksfeer die ontstaat, leidt alleen al een melding van ongewenst gedrag tot een dalende productiviteit en – zo wijst onderzoek uit – tot zeven extra ziektedagen per jaar. Als een zaak juridisch escaleert, komen daar nog veel meer kosten bij van juridische ondersteuning, maar ook van eventuele schadeloosstellingen.

Wettelijk verplicht?

Een gedragscode is niet verplicht voor organisaties. Wel verplicht de Arbowet werkgevers beleid te voeren om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) tegen te gaan. Een gedragscode kan helpen om aan deze verplichting te voldoen. Daarnaast is het mogelijk dat uw organisatie valt onder een cao waarin een gedragscode is opgesteld. Deze geldt dan ook voor uw organisatie.

Tip: Een gedragscode heeft niet alleen betrekking op het contact tussen werknemers onderling. Een gedragscode kan ook regels opleggen over het gedrag van uw werknemer richting uw klanten, uw cliënten of uw leerlingen.

Wat staat er in een gedragscode?

Meestal gaat het in een gedragscode over vijf gronden van ongewenst gedrag: pesten of intimidatie, seksuele intimidatie, discriminatie en agressie & geweld. Allereerst is het belangrijk om duidelijke definities te hanteren van de verschillende begrippen. Leg dus expliciet uit in uw gedragscode welk gedrag u niet tolereert.

  • Pesten of intimideren is herhaald ongewenst negatief gedrag, waartegen iemand niet in staat is zich te verdedigen. Dit kan (een combinatie) zijn van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag. Heel vaak gaat het hier om een dominante collega of een leidinggevende die zijn positie of macht misbruikt.
  • Stalking is het met opzet en regelmaat iemand lastigvallen, bijvoorbeeld door iemand te achtervolgen of continue contact te zoeken. Contact waar de ontvanger niet om gevraagd heeft. Dit kan het gevoel van vrijheid en privacy van de werknemer aantasten.
  • Seksuele intimidatie is elke vorm van seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander seksueel getint verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag in de werkomgeving, die als ongewenst wordt ervaren. Hierbij kan een onderscheid gemaakt worden tussen ongewenste intimiteiten en verdergaande seksuele intimidatie. Bij ongewenste intimiteiten gaat het om een toenadering waarbij de toon van seksuele aard is, bijvoorbeeld opmerkingen of ongepaste grapjes. Bij verdergaande seksuele intimidatie gaat bijvoorbeeld over ongewenste seksuele verzoeken, fysiek seksueel gedrag of het opdringen van seksueel contact richting personen die hier niet om gevraagd hebben. De ontvanger kan dit zien als een inbreuk op de intieme levenssfeer. De persoon die intimideert, had redelijkerwijs kunnen begrijpen dat dit niet gewenst is.
  • Discriminatie treedt op als er sprake is van een ongelijke behandeling, zoals het achterstellen of uitsluiten van mensen op basis van persoonlijke kenmerken als gender, huidskleur of religie.
  • Agressie en geweld kan worden omschreven als alle verbale en fysieke handelingen waarbij een persoon wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen. Bij agressie gaat het vaak om een vorm van intimidatie die zeer intens van aard is en zich verbaal en fysiek kan uiten. Denk bij verbaal aan schelden, beledigen of bedreigen. Denk bij fysiek aan schoppen, slaan of bijten of bedreiging met een wapen.

Tip: De meeste gedragscodes gaan over deze punten. Een ander punt is ‘integriteit’. Dit onderwerp vraagt om een hele aparte code die regels stelt aan bijvoorbeeld corruptie, bevoordeling, dubieuze giften, fraude en diefstal en machtsmisbruik.

Vertrouwenspersoon

Leg duidelijk vast wat de procedure is bij een melding van ongewenst gedrag. Zorg ervoor dat allereerst de melder bescherming krijgt om zijn of haar verhaal te doen: hij of zij moet in vertrouwen het verhaal kunnen vertellen. Dat verhaal doen kan alleen bij iemand die buiten de directe relatie tussen werknemer en leidinggevende of tussen medewerker en cliënt staat. Daarvoor wijzen bijna alle organisaties een vertrouwenspersoon aan. Is uw organisatie klein? Kies dan voor een externe vertrouwenspersoon, iemand buitenaf is neutraler en zal geen last ondervinden van meldingen. Is uw organisatie heel groot? Kies dan voor een in- of externe vertrouwenscommissie van ten minste twee mensen, bijvoorbeeld een iemand met een achtergrond in psychologie en een ander met een juridische achtergrond. Voor meer informatie over de vertrouwenspersoon, bekijk deze checklist. De werkgever mag niet zomaar weten wat de werknemer met de vertrouwenspersoon bespreekt, maar uiteindelijk is het wel belangrijk dat de werkgever weet heeft van de aanwezigheid van het ongewenst gedrag, zodat hierop gehandhaafd kan worden.

Tip: Maak een duidelijk onderscheid tussen een gedragscode met een vertrouwenspersoon en een reguliere klachtenprocedure. Die eerste is bedoeld om ongewenst persoonlijk gedrag tegen andere personen tegen te gaan, de tweede is bedoeld om andere klachten, meestal van klanten of cliënten te behandelen.

Consequenties

Een heel belangrijk onderdeel van de gedragscode is welke sancties er gelden bij welk wangedrag. Kunnen medewerkers worden geschorst/op non-actief gesteld. Of kan een werknemer ontslagen worden? Geldt er eerst een officiële waarschuwing? Vaak staan deze sancties beschreven in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Is die er niet, dan zou de gedragscode en de sancties bij overtreding zeker vermeld horen te worden in het arbeidsvoorwaardenreglement (AVR).

Geldigheid

Een gedragscode is niet zomaar geldig. De gedragscode moet aantoonbaar bekend zijn bij elke medewerker. De werknemer kan bijvoorbeeld de gedragscode gezamenlijk met de arbeidsovereenkomst ondertekenen. Dat is aan te raden bij beroepen die een groot risico lopen op (klachten over) ongewenst gedrag. Ook kan een gedragscode onderdeel uitmaken van de arbeidsvoorwaardenregeling (AVR). Deze regeling heeft vaak betrekking op alle werknemers binnen een organisatie. De aanwezigheid van de AVR moet dan wel duidelijk zijn vermeld in de arbeidsovereenkomst.

Ondernemingsraad

De ondernemingsraad heeft vaak instemmingsrecht rondom bepaalde aspecten van een gedragscode. Let hier dus goed op. Het is sowieso aan te raden de OR of een afvaardiging van het personeel mee te laten denken over de gedragscode. Dit vergroot het draagvlak en laat zien dat u als werkgever serieus nadenkt over de veiligheid en gezondheid van werknemers.

Tip: Wanneer u een gedragscode op de juiste manier opstelt en invoert, staat u juridisch een stuk sterker, wanneer er wangedrag plaatsvindt. Rechters zullen veel eerder geneigd zijn arbeidsovereenkomsten te ontbinden wanneer de werknemer een gedragscode overtreedt.

Uitgelicht
Uitgelicht