Checklists
Laatst gewijzigd op: 26 juni 2017

Checklist Anoniem solliciteren

Anoniem solliciteren is al een aantal jaren een terugkerend onderwerp van gesprek in organisaties. Het is (nog) niet verplicht om anoniem solliciteren in te voeren in uw organisatie. Wel kan het zorgen voor een meer divers personeelsbestand. Bovendien voorkomt u op die manier dat er, wellicht onbewust, sprake is van discriminatie in uw werving- en selectiebeleid. Maar waar moet u opletten als u wilt starten met een anoniem sollicitatiebeleid? Lees het in deze checklist.

Proefperiode

Alvorens u anoniem solliciteren definitief doorvoert, kunt u starten met een proefperiode. Houd per vacature goed bij hoeveel sollicitaties er binnen komen. Evalueer achteraf of er wellicht meer sollicitanten zijn met een andere culturele, gender- of leeftijdsachtergrond dan bij eerdere sollicitatieprocedures in uw organisatie. Hetzelfde geldt voor de geselecteerde kandidaten. Zijn zij een afspiegeling van uw huidige personeelsbestand of bemerkt u verandering?

Naast uw eigen bevindingen, kunt u ook alle sollicitanten een standaardmail sturen waarin u vraagt hoe zij het anoniem solliciteren hebben ervaren.

Geautomatiseerd

Kiest u definitief voor anoniem solliciteren binnen uw organisatie, dan kan het de moeite waard zijn om hiervoor een geautomatiseerd systeem te laten bouwen of aan te schaffen. Zo kunnen sollicitanten via uw organisatiewebsite wel alle persoonsgegevens invoeren, maar worden deze automatisch weggestreept. Een geautomatiseerd systeem kan u of uw collega’s veel tijd besparen, het is echter wel een flinke investering.

Wilt u toch binnenkort uw website of vacaturepagina aanpassen? Vraag dan tegelijkertijd de kosten op voor het bouwen van een geautomatiseerd anoniem sollicitatiesysteem

Handmatig

Werkt u in een kleine tot middelgrote organisatie? Dan is het vaak praktischer om het anoniem solliciteren handmatig te bewerkstelligen, in ieder geval in het begin. Dit is wel een tijdsintensieve methode. Anoniem solliciteren wil zeggen dat alle persoonsgegevens van de sollicitant niet leesbaar mogen zijn. Voor het handmatig anonimiseren heeft u een (administratief) medewerker nodig. Dit kan ook een extra taak voor een huidige medewerker zijn. Let wel op: deze taak mag niet worden uitgevoerd door HR-medewerkers.

Niet alleen het cv, maar ook de sollicitatiebrief kunnen persoonsgegevens en verwijzingen bevatten. Ga ook hier met een zwarte marker doorheen.

Anonimiseren en nummeren

Zorg ervoor dat het systeem waar alle cv’s en sollicitatiebrieven terechtkomen niet (meer) voor iedereen toegankelijk is. Alle brieven en cv’s die binnenkomen moeten eerst worden genummerd en vervolgens geanonimiseerd. De selecteur of HR-medewerker maakt een selectie uit de geanonimiseerde sollicitaties en geeft zijn keuze van uitnodigingen en afwijzingen aan de hand van de corresponderende nummers door aan de administratief medewerkers.

Zorg ervoor dat de selecteur bij ieder nummer waarvan hij de kandidaat niet wilt uitnodigen noteert wat de reden is voor de afwijzing en dit bijhoudt en doorgeeft aan de administratieve medewerker.

Administratieve lastenverlichting

Alhoewel HR in het voortraject nauwkeurig moet bijhouden welk nummer is afgewezen en waarom, levert het invoeren van anoniem solliciteren u uiteindelijk toch een lastenverlichting op. De administratief medewerkers zijn degenen die de kandidaten op de hoogte stellen van de keuze. Ook is de administratief medewerker in dit geval het eerste aanspreekpunt, mocht de kandidaat feedback willen over zijn afwijzing.

Vermeld in de afwijzingsbrieven aan kandidaten duidelijk dat ze het vacaturenummer bij de hand moeten houden en wijs de administratief medewerker als eerste contactpersoon aan. Wordt er contact opgenomen door de kandidaat, dan kan de medewerker het bijbehorende nummer van de kandidaat opzoeken en vervolgens doorverbinden naar HR.

Helder beleidsplan en communicatie

Uw medewerkers zullen even tijd nodig hebben aan dit nieuwe systeem. Houd er rekening mee dat sollicitatieprocedures in de aanvangsperiode meer tijd zullen kosten. U kunt de sollicitanten hier vooraf over informeren in de vacaturetekst: ‘[naam organisatie] heeft diversiteit hoog in het vaandel, deze vacature maakt dan ook onderdeel uit van ons anoniem sollicitatiebeleid. Dit kan wel tot gevolg hebben dat u wat langer moet wachten op antwoord. U hoort uiterlijk [datum] van ons. Wij rekenen op uw begrip.’]

Voorlichten selecteurs

Met het wegstrepen van gegevens bent u er overigens nog niet. Zorg ervoor dat iedereen die zich in uw organisatie bezighoudt met werving en selectie op de hoogte is van het nieuwe beleid omtrent anoniem solliciteren. Maak hen duidelijk wat de reden is dat dit wordt geïntroduceerd en wat u hoopt te bewerkstelligen.

Houd een informatiebijeenkomst voor de introductie van het anoniem solliciteren en ook vlak na de start. Zo kunnen vragen, opmerkingen en strubbelingen direct worden opgelost en beantwoord.

Extra tools voor diversiteit

Anoniem solliciteren is niet de enige methode om een meer divers personeelsbestand te bewerkstelligen. Ook het bewustzijn van uw selecteurs van (onbewuste) discriminatie, waar de vacatures worden geplaatst en de vacaturetekst zelf zijn van invloed op welke sollicitanten de vacature onder ogen krijgen, wie zich aangesproken voelt en wie uitgenodigd wordt.

Een aandachtspunt is dat alle HR-medewerkers en recruiters getraind moeten worden om waardevrij te selecteren tijdens sollicitatiegesprekken. En dat sollicitanten niet worden aangenomen door ‘het hebben van een klik’ tijdens het gesprek maar dat er meer wordt gekeken naar competenties en vaardigheden.

Inzien hoe u uw vacaturetekst discriminatie-proof maakt? Bekijk het hier.

Uitgelicht
Uitgelicht