Checklists
Laatst gewijzigd op: 25 november 2019

Bewaarplicht

De bewaarplicht van gegevens is de termijn dat uw organisatie gegevens moet bewaren volgens de regels van de Belastingdienst. Gegevens over het personeelsbestand zijn erg waardevol voor uw organisatie. Daarom is het belangrijk dat u hiermee zorgvuldig omgaat en deze gegevens zo goed mogelijk ordent en bewaart. Maar het is ook verplicht om sommige gegevens gedurende bepaalde termijnen te bewaren. De Belastingdienst moet bijvoorbeeld kunnen controleren welke belastingen en heffingen u heeft afgedragen. Hoe u de gegevens bewaart, mag u zelf weten. Als ze maar gemakkelijk te vinden en te reproduceren zijn als de Belastingdienst langskomt.

Noodzaak van bewaren

Gegevens bewaren is zowel verplicht als nodig voor een efficiënte bedrijfsvoering. Voldoet u niet aan deze bewaarplicht, dan kan dit vervelende consequenties hebben. In geval van een gebrekkige administratie kan de belastinginspecteur u een aanslag opleggen. Deze is in zo’n geval beduidend hoger dan een normale belastingaanslag. Bovendien wordt de bewijslast omgekeerd, wat inhoudt dat u zelf gegevens moet aandragen om onder de aanslag uit te komen. Zijn de vereiste stukken niet aanwezig of binnen redelijke tijd beschikbaar, dan kan de werkgever een boete en in bepaalde gevallen zelfs een gevangenisstraf opgelegd krijgen.

Ook gegevens die u niet verplicht bent om te bewaren, kunnen later heel waardevol blijken. Dit is bijvoorbeeld het geval als u een getuigschrift moet opstellen of als er tijdens of na het dienstverband een arbeidsconflict ontstaat.

Personeelsgegevens

Veel van de personeelsgegevens die u verzamelt, moet u ook bewaren. De arbeidsovereenkomst en wijzigingen daarvan moet u minstens twee jaar bewaren. Dit geldt ook voor getuigschriften en correspondentie over functioneren en promoties. Het is echter verstandig om alle informatie in het personeelsdossier zeven jaar te bewaren nadat deze zijn actuele waarde heeft verloren. Dit houdt in dat bepaalde informatie niet meer relevant is. Deze termijn gaat in veel gevallen pas lopen als een werknemer bijvoorbeeld uit dienst treedt. Gegevens die direct betrekking hebben op salaris en dienstbetrekking moet u voor de Belastingdienst altijd minstens zeven jaar bewaren.

Loonadministratie

De loonadministratie is – behalve voor uzelf – vooral voor de Belastingdienst van belang. Daarom moet u in ieder geval alle gegevens bewaren die voor loonheffingen van belang kunnen zijn:

  • kopie van het identiteitsbewijs;
  • loonstaten;
  • beschikkingen en goedkeuringen van de Belastingdienst;
  • verklaringen van loonbelasting;
  • gegevens over afdrachtverminderingen;
  • gegevens over onbelaste vergoedingen en uitkeringen zoals
  • onkostendeclaraties;
  • gegevens over vergoede reiskosten;
  • rekeningen van door de werkgever vergoede kinderopvang;
  • afschriften over een eventuele carpoolregeling met in ieder geval naam en adres van de bestuurder en de meerijders. Voor de loonadministratie geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Ook hiervoor geldt dat de termijn pas gaat lopen als de informatie zijn actuele waarde heeft verloren. Voor de opgaaf van gegevens voor de loonheffingen en oude loonbelastingverklaringen geldt echter een termijn van vijf jaar.

Kostenadministratie

Een onderdeel van de salarisadministratie is de kostenadministratie. U moet een uitgebreide administratie bijhouden, waarin de algemene en vaste kostenvergoedingen zijn gesplitst. De administratie geldt per kostensoort en per werknemer. Daarnaast dient u ook vrijgesteld loon te administreren en te bewaren. De bewaartermijn is gewoon zeven jaar.

Kopie identiteitsbewijs

Hoewel ook de kopie van het identiteitsbewijs bij de salarisadministratie hoort, gelden hiervoor andere regels. Bij iedere nieuwe werknemer die in dienst treedt, moet u de identiteit vaststellen. Van het identiteitsbewijs moet u een kopie maken en dat in het personeelsdossier opnemen. U moet van deze kopie altijd een papieren versie bewaren tot minstens vijf jaar na uitdiensttreding van de medewerker. Op de dag dat de medewerker vertrekt, gaat deze bewaartermijn in.

Verzuimgegevens

Iedere werkgever heeft de plicht om de gezondheid en veiligheid van zijn werknemer op het werk te beschermen. Als ze toch uitvallen wegens ziekte, heeft hij de plicht om ze terug te begeleiden naar werk. Voor deze Arbo- en re-integratieplichten is het ook verstandig om alle gegevens, documenten en correspondentie rondom verzuim en re-integratie zorgvuldig te bewaren. Ook hierbij kunt u de termijn van twee jaar na einde dienstverband aanhouden, tenzij de werkgever eigenrisicodrager Ziektewet is. Dan moet u de gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren. De bedrijfsarts moet deze dan zelfs tien jaar bewaren.

Privacy

U hoort uw personeel ervan op de hoogte te stellen welke gegevens u heeft verzameld en wilt bewaren. Daarnaast moet u er – vanwege de privacy gevoeligheid – voor zorgen dat onbevoegden de gegevens niet zomaar kunnen inzien.

Wilt u meer lezen over privacywetgeving en het bewaren en verwerken van persoonsgegevens? Bekijk dan de checklist AVG.

Bewaarvorm

U moet de door u verzamelde gegevens in de originele vorm bewaren. Bovendien moet u zorgen dat ze eenvoudig en op korte termijn toegankelijk zijn. Dit geldt ook voor gegevens die online/ elektronisch zijn vastgelegd. Verandert uw organisatie van computerbesturingssysteem, dan moet u ervoor zorgen dat de oude gegevens ook na de wijziging te raadplegen zijn. Steeds meer bedrijven stappen over van een papieren archief naar een digitaal archief. Dit heeft veel voordelen: zo scheelt het ruimte en kunt u het vaak gemakkelijk doorzoeken. Omdat u gegevens zo lang moet bewaren, heeft u echter altijd met een termijn te maken waarin u beide dossiervormen naast elkaar zult gebruiken.

Conversie

De overdracht van de ene naar de andere gegevensdrager heet conversie. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als u een papieren administratie invoert in een online database. Onder conversie valt ook het overstappen van het ene systeem naar het andere. U hoeft na conversie de originele gegevens niet te bewaren als u aan de volgende voorwaarden voldoet:

  • Alle gegevens zijn overgezet.
  • De gegevens zijn inhoudelijk juist overgezet.
  • De nieuwe gegevensdrager is tijdens de volledige bewaartermijn beschikbaar.
  • De geconverteerde gegevens zijn binnen een redelijke termijn te (re)produceren en leesbaar te maken.
  • Controle van de geconverteerde gegevens is binnen een redelijke termijn uitvoerbaar.
  • De uitkomsten van interne controles, zoals de afstemming met oorspronkelijke gegevens, zijn bewaard gebleven.

De Belastingdienst raadt aan om uw plannen voor conversie altijd eerst voor te leggen aan de Belastingdienst.

Uitgelicht
Uitgelicht