Checklists
Laatst gewijzigd op: 30 april 2021
Auto van de zaak

Auto van de zaak en bijtelling

De auto van de zaak is al jaren een geliefde secundaire arbeidsvoorwaarde. In sommige sectoren is een auto van de zaak voor het merendeel van het personeel bijna een must, in andere sectoren is dit alleen weggelegd voor het hogere management. Gebruikt de werknemer de auto ook voor privéritjes? Dan moet hij daar wel belasting over betalen, de zogenoemde bijtelling.

Ter beschikking stellen

Er is sprake van een auto van de zaak wanneer de werkgever een auto ter beschikking stelt aan de werknemer, zoals de Belastingdienst dat zo mooi verwoord. Dit betekent dat de werkgever alle kosten van de auto betaalt en dat de werknemer de auto kan gebruiken wanneer hij dat maar wil. Dat is een vorm van loon in natura en daar wil de Belastingdienst ook wat aan overhouden. Daarom betaalt de werknemer met een auto van de zaak extra belasting.

Alleen zakelijk gebruik

Ook als de werknemer de auto alleen zakelijk mag gebruiken, is er sprake van een auto van de zaak. Omdat de auto niet privé gebruikt wordt, is er geen voordeel voor de werknemer en hoeft hij ook geen extra belasting te betalen. Indien de werknemer de auto alleen zakelijk gebruikt, is hij verplicht een rittenregistratie bij te houden. Bij alleen zakelijk gebruik is de werknemer toegestaan maximaal 500 privé kilometers per jaar te rijden.

Rittenadministratie

Voor een kloppende rittenadministratie moet de werknemer een aantal zaken bijhouden. Per rit is dit in ieder geval:

  • de datum;
  • het adres van vertrek en van de bestemming;
  • eventueel een afwijkende route (als er bijvoorbeeld omgereden moet worden in verband met een file);
  • de kilometerstand voor vertrek en na afloop;
  • het doel (zakelijk of privé);
  • de naam van de werknemer (dit is vooral belangrijk als de auto door meerdere personen wordt gebruikt).

Verklaring geen privégebruik

Blijkt na controle door de Belastingdienst dat er toch meer dan 500 kilometer privé is gereden? Dan is de werkgever aansprakelijk voor naheffingen en eventuele boetes. Laat daarom werknemers die zeggen minder dan 500 kilometer per jaar privé te rijden een ‘Verklaring geen privégebruik’ aanvragen bij de Belastingdienst. Wanneer zij deze verklaring invullen, hoeft u geen bijtelling te hanteren en is uw organisatie niet meer aansprakelijk bij een eventuele overschrijding van de 500 kilometergrens of een niet-sluitende rittenadministratie.

U hoeft ook geen bijtelling te hanteren als is vastgelegd in een leasecontract of in het arbeidsvoorwaarden reglement dat het de werknemer niet is toegestaan privé gebruik te maken van de auto.

Werknemers kunnen alleen zelf de Verklaring geen privégebruik aanvragen en invullen. Wil de werknemer dit niet? Pas dan gewoon de bijtelling toe. De werknemer kan dan later bij zijn belastingaangifte de te veel betaalde belasting zelf terugvragen en het bewijs overhandigen aan de Belastingdienst. Zo loopt u geen risico op naheffingen en boetes.

Bijtelling

Wanneer de werknemer privé meer dan 500 kilometer per jaar in de auto van de zaak rijdt, dan valt dat onder ‘bevoordeling’. Over dit voordeel moet de werknemer belasting betalen en is afhankelijk van de waarde van de auto, de CO2-utstoot en wanneer de auto voor het eerst op de weg is toegelaten. De waarde van het privégebruik moet daarom bij het loon van de werknemer worden opgeteld. Dit bedrag is de zogenaamde bijtelling. Vervolgens houdt de werkgever over deze bijtelling loonbelasting en de bijdrage voor de zorgverzekering in. Er zijn twee bijtellingspercentages: 22% en 12%. Het 22% percentage geldt voor alle auto’s die wél co2 uitstoten (meer dan 0 gram co2 per kilometer). Het lage percentage geldt voor alle auto’s zonder co2 uitstoot (0 gram co2 per kilometer). Dit percentage geldt voor volledig elektrische auto’s of auto’s die rijden op waterstof tot € 40.000. Over de eventueel hogere cataloguswaarde betaalt de werknemer het tarief van 22%. In sommige gevallen is het maximumpercentage hoger:

  • Auto’s die vanaf 2017 op naam zijn gesteld hebben een maximumpercentage van 22% van de cataloguswaarde.
  • Auto’s die voor 2017 op naam zijn gesteld hebben een maximumpercentage van 25% van de cataloguswaarde.
  • Auto’s die ouder zijn dan 15 jaar hebben een maximumbijtelling van 35% over de dagwaarde. Dit percentage geldt ook voor oldtimers.

Voor elektrische auto’s kunt u ook lagere percentages dan 12% tegenkomen. De bijtelling voor deze auto’s is namelijk een tijd lang 0% geweest. Sinds enkele jaren wordt het bijtellingstarief voor elektrische auto’s stapsgewijs verhoogd. Let hierbij goed op: het lage percentage geldt voor een periode van vijf jaar vanaf de datum waarop de auto voor het eerst een kenteken heeft gekregen in Nederland of in het buitenland. Na die vijf jaar wordt het percentage opnieuw vastgesteld aan de hand van de regels die dan geldig zijn. Hieronder een overzicht van de verschillende percentages in de voorgaande jaren:

  • In 2017 en 2018 was de bijtelling voor alle elektrische auto’s 4%, ongeacht de cataloguswaarde.
  • In 2019 was de bijtelling voor elektrische auto’s tot € 50.000 4% en vanaf € 50.000 22%.
  • In 2020 was de bijtelling voor elektrische auto’s tot € 45.000 8% en vanaf € 45.000 22%.

Let op: de bijtellingspercentages veranderen dus per jaar. U als HR-professional moet deze ontwikkelingen goed in de gaten houden en als het nodig is, de overeenkomst voor werknemers met een auto van de zaak aanpassen.

Eigen bijdrage

Een auto van de zaak is natuurlijk leuk en aardig, maar kost de organisatie een hoop geld. Het is daarom niet ongebruikelijk om werknemers met een auto van de zaak een eigen bijdrage te laten betalen, bijvoorbeeld voor het privégebruik. Ook kan het zijn dat de werknemer een duurdere auto neemt. Via de eigen bijdrage kan de werknemer dan betalen voor de meerprijs.

De eigen bijdrage is een maandelijks bedrag dat u inhoudt op het salaris van de werknemer. De eigen bijdrage kan in mindering worden gebracht op de bijtelling. De bijtelling staat immers voor het ‘loon in natura’. Als de werknemer zelf kosten heeft, neemt dit voordeel voor de werknemer af en dus ook de hoogte van de bijtelling.

Leg afspraken over de eigen bijdrage altijd vast, zodat hier later geen twijfel over kan ontstaan.

Regels over gebruik

Als HR-professional bent u de aangewezen persoon om regels op te stellen over het gebruik van een auto van de zaak. Deze regels neemt u op in de gebruikersovereenkomst die elke werknemer met een auto van de zaak tekent. Allereerst staan hierin de afspraken over privégebruik. Mag de werknemer de auto privé gebruiken? Vermeld dan uitgebreid de fiscale consequenties. Als de auto privé gebruikt mag worden, is het goed afspraken te maken over gebruik door derden. Dit kunt u verbieden of toestaan in de gebruikersovereenkomst.

Als u wilt dat de auto ook gebruikt mag worden door collega’s, dan doet u er goed aan dit vast te leggen, zodat hier later geen onenigheid over kan ontstaan. Verder neemt u in de overeenkomst op wie opdraait voor welke kosten. Denk hierbij aan brandstofkosten, een boete, onderhoud en reparaties van schade. Ook de afspraken rond een eventuele eigen bijdrage neemt u op in de gebruikersovereenkomst.

Uitgelicht
Uitgelicht